Cómo crear un buen proceso de selección 👌🏻

Procesos de selección hay tantos como compañías en la faz de la tierra. Y, como en cada compañía, ninguno de ellos tiene nada que ver entre sí. Pero si te dedicas a esto de contratar, seguro que muchas veces te has preguntado si se puede mejorar el proceso que estás aplicando ahora mismo. La respuesta es que sí. Todos los procesos se pueden mejorar, sin duda. Así que voy a intentar desgranar el proceso de selección ideal, para empresas y candidatos, basándome en cómo solemos hacerlo en Manfred. ¿Cómo crear un buen proceso de selección? Vamos al turrón.

⚠️ Antes de nada, un disclaimer sobre la duración ideal de un proceso. No hay una métrica dorada. Pero sí hay tiempos prudenciales.

Entre 40 y 45 días es un tiempo bastante bueno para cubrir una posición. Sobre las fases: 

• Búsqueda + revisión perfiles: 14-21 días.
• Entrevistas: 14-21 días.

Un proceso de selección IDEAL debería tener entre 2-3 fases máximo para los candidatos.

• Entrevista inicial.
• Entrevista técnica o prueba técnica.
• Revisión prueba/ coffee talk.

A mayor cantidad de pruebas/ entrevistas/ reuniones, más posibilidades hay de que un candidato se caiga del proceso. 

Los tiempos nunca son exactos, pero tener a un candidato más de 3 semanas en un proceso hace que pierda esperanzas e interés. 

Ahora sí, vamos con un proceso «de libro»:

📋 Definición de la posición

Para aprender cómo crear un buen proceso de selección, debemos empezar con algo muy básico: entender qué necesita tu equipo y qué problemas tiene. 

Tanto si eres alguien de tecnología, como si eres de gestión de talento/ HR te habrás encontrado con ese momento en el que HR no te manda los perfiles que necesitas o tu equipo técnico no comprende las dificultades de contratar en un mercado como el actual. 

Así que vamos a jugar. Vamos a inventarnos un término: RecruitingOps, como DevOps, pero para contratar. 

La intención de trabajar con una filosofía RecruitingOps es la de acercar posturas entre la necesidad del equipo técnico y el trabajo de los recruiters. 

Una videollamada inicial entre los dos equipos para comentar dudas y resolver estos puntos puede dar arranque a la búsqueda. Nosotros lo llamamos Kick Off.

Todo tiempo invertido en esta parte del proceso es directamente proporcional al éxito del proceso y la reducción del time-to-hire.  

Por eso, ayudar al equipo de recruiting será la pieza fundamental para poder redactar una buena job description, una buena oferta de empleo y poder hacer unas buenas entrevistas. 

Cortita y al pie. Con esto les puedes ayudar mucho: 

• Explica el proyecto para el que trabajará y el momento en el que está.
• Las responsabilidades del rol, qué hace en su día a día.
• Las tecnologías con las que trabajará.
• En qué equipo trabajará y quienes serán las personas con las que más trabajará.

🔎 Búsqueda, aplicaciones y oferta

Ahora, ponte en el caso de que tienes la información necesaria para empezar a hacer una buena búsqueda. Hablemos de la búsqueda vs. aplicaciones a oferta. 

Los equipos de recruiting de las empresas no lo tienen fácil. Dependen, casi en exclusiva (un 90%), de LinkedIn como herramienta de trabajo. Pero también los candidatos están cansados de que se les contacte semana tras semana por mensajes directos para hacerles ofertas (62% recibe hasta 2 ofertas a la semana y el 67% consideran spam a los recruiters). 

No te cuento nada nuevo. De todos los mensajes que mandes a candidatos en LinkedIn recibirás muy pocas respuestas. 

Y aquí es donde entra en valor escribir una buena oferta de empleo. Y te doy dos motivos: 

• Es el mejor filtro posible de candidatos en la etapa inicial.
• Es el mejor producto de marketing para recruiting.

Sobre cómo hacer una oferta de empleo ideal ya hablamos otro día, porque da para otra newsletter. Pero vamos a definir una estructura clave: 

• Definición de empresa y proyecto
• Estado del proyecto, retos técnicos y tecnologías con las que se trabaja.
• Responsabilidades del rol.
• Cómo es el día a día: metodologías y comunicación.
• Requisitos.
• Beneficios/ Perks.

Y a partir de aquí ya nos enfrentamos a un terreno más complicado. Los candidatos te aplican y tú empiezas a filtrar. Depende del tamaño de tu empresa, puedes recibir cientos de aplicaciones y eso es difícil de gestionar. 

El mejor consejo que te puedo dar es que con tiempo y paciencia revises y contestes a TODO EL MUNDO. Dale motivos sinceros a los candidatos que descartes en este primer filtro. Explícales por qué sin muchos rodeos: “El equipo necesita personas con más experiencia por el momento en el que está el proyecto.” O “Buscamos que la persona tenga experiencia con X tecnología, ya que solo tenemos a una persona con ese background en el equipo”. Lo que sea, pero que sea de verdad.

Los candidatos agradecen infinitamente una respuesta, y más todavía, una respuesta que no sea la típica plantilla.

Para hacer un buen filtro o una buena búsqueda de candidatos

• Cuestiónate cosas: los años experiencia no importarán si el perfil es bueno y soluciona el problema. Lo mismo con las tecnologías que haya trabajado. 
• Lee muy bien las descripciones de su CV o de LinkedIn. Fíjate en si aplican buenas prácticas, en qué tipo de proyecto han trabajado o cuáles eran sus responsabilidades. 
• El rol que tengan en el CV o en LinkedIn es lo de menos. Los SRE de hoy eran SysAdmin o Backend hace unos años. 
• Si tienes dudas, pregunta al equipo técnico qué opinan de determinado perfil antes de descartar. Si puedes, haz alguna revisión de perfiles con el equipo y fíjate qué destacan de los candidatos o qué perfiles les llama más la atención. 

Recuerda que la respuesta de los candidatos estará condicionada a su interés por la oferta. Si no les interesa, pasarán. Por eso es tan importante redactar una buena oferta.

🗣️ Entrevistas

A la hora de hacer entrevistas, el mejor consejo es que te las prepares. 

Tienes un gran aliado en ChatGPT para poder sacar preguntas técnicas para cada rol o cada tecnología. No te limites a hacer un filtro de soft skills o a venderle la empresa al candidato en cuestión. Pregúntales sobre sus responsabilidades actuales o si ha trabajado con X herramienta. Cuanto mejor entrevistes, mejores perfiles pasarás al equipo técnico y reducirás mucho, muchísimo, el tiempo de contratación.

❌ Descartes

El descarte es uno de los peores momentos de un proceso. Pero es que, a veces, nunca se produce. Hay candidatos que nunca reciben una respuesta tras su proceso de selección. La imagen que el candidato tiene de esa empresa, y la que comunica cuando le pregunta, ya te imaginas cómo es. 

Haz buenos descartes siempre. Si alguien se ha involucrado en tu proceso, ha mostrado interés y le has pedido su tiempo para entrevistas, tómate la molestia de redactar un buen descarte por mail o incluso de llamarle. Y dale razones técnicas, pídeselas al equipo. “Oye David, la prueba técnica no ha salido bien. El equipo ha notado un abuso de bucles for y falta de tests, por eso no vamos a seguir con tu proceso. Aun así, me gustaría agradecerte el tiempo que nos has dedicado.”

Este feedback ayudará al candidato a mejorar.

👑 La importancia de la comunicación

Y para terminar, creo que esta es de las mejores prácticas que puede tener un equipo de recruiting. No subestimes la importancia de la comunicación. 

La comunicación en un proceso es la clave del éxito. 

Comunicación con tu equipo técnico. Para arrancar la posición con toda la información posible y para comunicarle los bloqueos y problemas. Gestiona expectativas. Si te han pedido un unicornio, dales datos de por qué no es posible. Y si estás teniendo problemas para encontrar el perfil, porque no hay muchos SRE/ DevOps por debajo de €50K, díselo también. 

Pero sobre todo, la comunicación con los candidatos es la que va a marcar la diferencia. 

• Responde a todos los candidatos que apliquen a tus ofertas
• Agradece a los candidatos su tiempo tras las entrevistas y dales un plazo razonable para darles respuesta
• Comunícate con los candidatos en proceso cada dos o tres días. Una actualización de estado rápida es suficiente: “el equipo aún no ha podido ver la prueba” o “el viernes terminaré la primera ronda de entrevistas y te escribo el lunes”. 
• Una comunicación constante evita que los candidatos se caigan del proceso
• Una buena experiencia de candidato aumenta los referals externos a tu empresa
• Comunica siempre con empatía y con sinceridad. Diles la verdad y da feedback de descarte. 
• Evita respuestas automatizadas y plantillas. Todos las odiamos. Los candidatos también. 

Cómo crear un buen proceso de selección: resumen rápido

• Media de 40-45 días por proceso. Y 2-3 fases máximo.
  • Búsqueda y filtrado: 2-3 semanas.
  • Entrevistas: 2-3 semanas.
• Coordina bien al equipo técnico con los recruiters.
• Publica una buena oferta.
• Contesta a todo el mundo.
• Prepara las entrevistas.
• Selecciona bien.
• Descarta mejor.
• Comunica mucho.

Tu proceso de selección seguro que no se parece a esto, pero quizás puedas incorporar algunos de los consejos para mejorarlo.

Ya sabes cómo crear un buen proceso de selección, pero... Si realmente tienes un problema de atracción de talento, los candidatos se caen en el proceso o crees que podemos echarte una mano, recuerda que trabajamos de la mano con las empresas para mejorar sus estrategias de atracción: desde el employer branding, la presencia en eventos, la imagen de marca o el plan de contenidos y speakers. Podemos echarte un cable ^__^. Tan solo dínoslo.