Cómo hacer un buen onboarding

Voy a intentar no darte la chapa con lo importante que es tener (y hacer) un buen onboarding y que tengas un camino para implementarlo en tu compañía. 

El onboarding que hacemos en Manfred es el más completo que he visto y vivido hasta la fecha. Así que lo voy a utilizar como referencia para hablar de sus fases y te voy a dejar una guía y plantilla para que puedas adaptarlo a ti al final del artículo. 

Vamos allá. 

Para empezar a plantear un buen onboarding, lo primero es que plasmes en un documento las fases que va a tener, las personas implicadas y las necesidades del equipo. Necesitas que esa persona que se va a incorporar tengo ciertos conocimientos asumidos cuando termine su onboarding. Así que, piensa en qué necesitas que lleve esa persona en la mochila los primeros meses. 

¿Qué fases debe tener un buen onboarding?

Las fases pueden ser las que tú decidas. Pero aquí te dejo algunas que debería tener sí o sí. 

1. Antes del primer día 😍

Antes del primer día suceden muchas cosas que ya dejan huella. Desde la comunicación hasta el envío del equipo. 

Para empezar, gestionar el papeleo del contrato y la petición de datos a la persona que se incorporará. 

El equipo necesario (portátil, monitor, teléfono, etc.).

Merchandising que enviéis, como podría ser el welcome pack.

Dar de alta un nuevo usuario en todas las herramientas y plataformas que uséis.

Asignar a una persona de confianza como buddy que será la referencia de la nueva incorporación.

2. Onboarding: el primer día 📅

El primer día es clave porque se generan muchas opiniones sobre cómo actúa la empresa. Aquí te aconsejo que pautes todo hasta el más mínimo detalle. Sobre todo, durante las primeras horas. 

Si es en presencial, estarás ya con esa persona. Si no, coge a esa persona en llamada desde el primer momento, ¡y no la sueltes! Explícale todo. 

Quién eres, cuánto llevas en la empresa, tu historia, por qué te gusta trabajar ahí… Necesitas que te coja confianza. 

Luego lo primero, debería ser la firma del contrato. Aunque esto puede ser antes o después si ya estaba preparado o si aún no te lo han pasado (si le has podido pasar un borrador antes para su lectura, evitarás sorpresas). 

Y a partir de aquí empieza a explicarle cómo será su onboarding. Dónde tendrá disponible la documentación y cómo serán los próximos pasos. 

Invita a las reuniones/ ceremonias que tengáis como equipo, a la herramienta de comunicación (lo siento si usáis Teams xD), hazle un tour por los roles principales de la empresa y su historia y su misión, visión y valores, etc.... Ayúdale a crear las cuentas en las plataformas que utilices. 

Y ahora le das el documento de onboarding y que empiece a leer cosas. Para que pregunte, sobre todo que pregunte mucho. 

Debería tener planificadas ya varias reuniones o llamadas ese día y durante la semana con personas relevantes de la compañía que le expliquen cómo funciona la empresa y cosas importantes. Por ejemplo, alguien de operaciones, alguien de HR, alguien de marketing, alguien de producto y/o tecnología, alguien de ventas, etc. 

Es muy importante conseguir una perspectiva global durante los primeros días. Pero que no sea un día agobiante. Ya hay mucha info que procesar. Déjale tiempo para que pueda leer toda la documentación y hacer sus deberes. 

Si el perfil es bastante senior, a partir de la segunda semana podría tener algún proyecto que empezar o desarrollar, aunque no tenga mucho valor, pero que pueda empezar a trastear y sentirse útil. 

Onboarding cultural 🛕

Se le da poca importancia, pero es el que fideliza. 

Cómo se trabaja, cuáles son los principios que rigen las decisiones de la compañía o cómo se organizan los espacios en remoto para tomarse café o cervezas con el equipo. 

Explica cómo son los offsite, cómo se trata a clientes, proveedores y compañeros y qué se entiende en la compañía por ownership o accountability. 

Asegúrate de que la persona se integra de manera correcta en el equipo. 

Onboarding técnico 💻

El onboarding técnico cambia según el equipo al que se incorpore. No es lo mismo que se incorpore a un quipo de ventas, que a uno de producto. 

Por eso, aquí mi consejo es que lo definas con la persona responsable de su equipo. 

• Qué herramientas debe instalar y disponer de usuario.
• Qué conocimientos mínimos debe conseguir durante las primeras semanas.
• Qué se espera de ese perfil y cuándo se espera que aporte valor.
• Objetivos medibles para esa persona.
• Periodicidad de los 1:1 y cuándo se hace la primera performance review.

Seguimiento 🔗

El onboarding puede durar fácilmente mes y medio entre todas las cosas que son necesarias contar y explicar. Pero a partir de aquí empieza el proceso de «rump up»: ese momento de aprendizaje y desarrollo hasta llegar al máximo potencial. 

El proceso de rump-up puede durar también meses. Depende mucho de la dificultad de la posición. Pero deberías asegurarte de fijar algunos check-points de seguimiento para revisar que todo marcha sobre ruedas o que hay que revisar alguna de las formaciones. 

🌟 Manfred consejo: 

El primer mes, reúnete con esa persona cada semana. 

Haz una primera reunión de seguimiento al mes. Otra al mes y medio. Y una siguiente a los 2 meses y medio. 

A partir de ahí, los catch-ups con su manager deberían ser suficientes para visualizar problemas o falta de adaptación. 

Hacer un onboarding sin seguimiento no es hacer un buen onboarding.

Cómo estructurar tu proceso

La estructura perfecta para hacer un buen onboarding no existe: cada proyecto es un mundo... Pero en Manfred te recomendamos que incluya:

1. Gestión de expectativas. Define qué pasa en cada momento.
   1. Qué pasa antes del onboarding: envío del equipo, papeleos, resolución de dudas y cómo empezar el primer día.
   2. Durante el onboarding: ten pautada cada acción importante o cada charla con personas relevantes de la empresa
   3. Después del onboarding: tareas pendientes del onboarding a realizar, persona de confianza a quien preguntar, responsable directo/a y próximos pasos.

2. Personas implicadas. Define qué personas van a formar parte del onboarding según el área al que se vaya a incorporar esas personas. Normalmente, es más sencillo definir un/a buddy que será la compañía principal de esta persona durante todo el onboarding y trabajar con el resto de personas implicadas en función de charlas de cultura, negocio, producto, tecnología, etc.

3. Equipo y herramientas. No hay nada más terrible que convocar a alguien a una videollamada el primer día y que no tenga configurado su mail y las herramientas básicas. Listar qué herramientas y programas son necesarios, usuarios y licencias para empezar a trabajar. Esta debería ser la segunda reunión del día tras la de onboarding.

4. El primer día. El primer día debe estar pautado casi hasta el más mínimo detalle. Con quién te vas a reunir, qué debes saber, dónde acceder a la documentación, cuáles son los objetivos del onboarding y un pequeño calendario de los siguientes días. Las tareas iniciales deben ser sencillas. Como aprender sobre la historia y valores de la empresa. Ponerse al día con la documentación. O charlar con compañeros para conocer los procesos y la metodología. Normalmente, la persona asignada como buddy se encargará de hacer la primera llamada introductoria y la explicación de cómo será el onboarding y qué va a pasar. Esta debería ser la persona de referencia a partir de ahora.

5. Primera semana. Crea una checklist de todo lo que debe saber esa persona al terminar el onboarding y prográmalo durante las primeras semanas. Define la primera semana pero deja espacio libre para que la persona empiece a organizarse su día a día. El objetivo de estas primeras semanas es completar el onboarding, leer toda la documentación y preguntar todo lo posible.

6. A partir de aquí, el onboarding continúa y debería haber un seguimiento por parte de la persona responsable para ver necesidades y, si las hay, carencias. Es importante integrar a esa persona en la cultura y en las prácticas del equipo. Y por supuesto, que tenga siempre a mano los «must know» de la empresa. Esa documentación importante que se puede consultar de vez en cuando pero que debes saber dónde está: manuales, normas, procesos, programas, etc.

Cómo hacer un buen onboarding y evaluar los conocimientos adquiridos

Una de las cosas más importantes cuando pones en marcha un proceso es saber que te van a faltar cosas. Que vas a fallar y que se puede mejorar. Así que recoge feedback continuamente e itera 💪. 

1. Créate una pequeña encuesta de satisfacción del onboarding. Es importante que preguntes si la duración es correcta, si los conocimientos se han adquirido, si la experiencia es buena, si la explicación de todo se entiende y qué puntos de mejora te dan para las siguientes veces. 
   
2. No te quedes solo en una encuesta. Haz un 1:1 cualitativo con las personas que se han incorporado y han terminado el onboarding. Recoge sensaciones que van más allá de un simple formulario. Esto te ayudará a detectar qué puntos necesitan actualización o mejora. Por ejemplo: falta de enlaces, de imágenes, enlaces rotos, falta de contexto sobre la estructura de la empresa… Lo que sea. Pero te ayudará mucho. 

Esto es una versión resumida de un onboarding típico para que puedas adaptarlo a tu equipo o tu compañía. Pero ten en cuenta que, definir qué debe pasar en cada momento, y hacer que pase, va a generar la sensación de preparación, estabilidad y tranquilidad que cualquier persona necesita al empezar.

Conseguirás un mayor sentimiento de pertenencia, un «rump up» más rápido y también reducirás la rotación en la compañía. 

👉 Así que si quieres ponerlo en marcha, te dejo por aquí la plantilla que nosotros utilizamos para que cualquier persona que se incorpora al equipo tenga los mismos conocimientos y se sienta acompañada en sus primeras semanas. 

Ⓜ Y aquí tienes la guía definitiva de Manfred para crear un onboarding efectivo y cuidado.

Y si quieres que te ayudemos a definir y hacer un buen onboarding realidad, podemos hacerlo desde nuestro servicio de HR as a Service. En el que diseñamos, adaptamos y ejecutamos el proceso de onboarding adaptado a tu compañía.