Tu estrategia digital no puede permitirse documentos PDF inaccesibles
Antes de entrar al trapo, me gustaría dejar claro de qué estoy hablando cuando hablo de accesibilidad digital, aunque en el fondo es algo muy sencillo de ver y entender. La accesibilidad digital significa diseñar y desarrollar documentos, páginas web, apps y herramientas para que se puedan utilizar por el mayor número de personas posibles, independientemente de si tienen alguna discapacidad o no.
Este “se puedan utilizar” consiste en que cualquiera pueda percibir, entender, navegar e interactuar con estas webs, apps, documentos y herramientas, utilizando diferentes dispositivos, contextos y tecnologías de apoyo como lectores de pantalla, un teclado, ampliadores, reconocimiento de voz, etc.
Pero, al contrario de lo que muchas personas piensan, hacer algo accesible no es solamente cumplir con la norma, no, por ejemplo, poner el Alt a las imágenes; es que cualquier persona pueda acceder a la información, realizar las mismas tareas y disfrutar de los mismos servicios.
Pero, os podéis preguntar, ¿por qué esto es importante? Porque afecta a más personas de las que pensáis. Una parte significativa de la población vive con algún tipo de discapacidad permanente, a lo que hay que sumar las situaciones temporales (como una lesión, un entorno ruidoso, mala conexión a internet o situaciones de mala iluminación), en las que un diseño accesible marca la diferencia. Si el contenido es accesible, además de llegar a más personas, la experiencia de usuario mejora, es más usable y más eficiente para todo el mundo.
Desde el punto de vista de una organización, la accesibilidad es, además de una cuestión ética y legal, una decisión estratégica, ya que puede ayudar a reforzar (o empeorar) la reputación, el posicionamiento en buscadores, etc.
Los documentos también son experiencia digital
A estas alturas del post llega el momento de hablar de una parte incómoda que muchas veces (más de las que imagináis) se pasa por alto. Todo esto que os he contado también se aplica a los documentos que tenemos en nuestras páginas web. Además, igual que pasa en accesibilidad web, para los documentos no es suficiente con que nuestro PDF pase en verde un validador automático.
Si alguno de los procesos clave o de la información que se quiere transmitir depende de uno de esos documentos y no son accesibles, se produce una barrera bloqueante para el usuario.
El falso confort de los checks verdes
Sé que es algo de lo que ya he hablado, pero es muy probable que lo vuelva a comentar. Vivimos en un mundo lleno de dashboards, KPIs, informes de cumplimiento, y la accesibilidad es una disciplina que no se libra de todo esto (para bien, porque todo lo que se puede medir se puede mejorar), pero a veces es muy sencillo caer en la tentación y considerar un documento accesible solamente porque el validador automático dice que es accesible (el clásico check verde del que hablamos), sobre todo si nos enfrentamos a una pila de documentos interminables, con mucho contenido y poco tiempo.
No quiero que parezca que las herramientas automáticas no tienen su utilidad. Desde el punto de vista de la accesibilidad, nos ayudan a detectar problemas con el código, o por ejemplo estructuras ausentes, errores fáciles de pasar por alto, pero que gracias a esta herramienta se pueden detectar en una primera revisión del documento o la página web y que sirven para eso, para una revisión preliminar.
El problema viene cuando, (por el motivo que sea, tiempo, conocimientos, ganas, volumen de trabajo), confundimos ese primer filtro con el destino final, algo que en cualquier guía de accesibilidad vamos a encontrar como un error porque ningún validador automático evalúa aspectos como, por ejemplo, la comprensión, el contexto o la complejidad, aspectos que hacen necesaria la revisión manual de los documentos.
Si esto último lo aplicamos a un documento PDF, aumenta la limitación de las herramientas automáticas, que nos pueden dar el famoso check verde informado de que el documento PDF contiene etiquetas, pero no sabe si esa estructura tiene o no sentido para quien escucha el documento usando un lector de pantalla.
Por eso, una estrategia de accesibilidad que se queda en el check verde es una estrategia incompleta, porque corremos un riesgo muy grande de dejar a personas fuera del proceso.
¿Qué hace que un PDF sea accesible de verdad?
No quiero convertir este artículo en una guía ni muy técnica, ni muy exhaustiva, pero hay unos elementos que hay que considerar a nivel básico que marcan la diferencia entre un PDF que puede ser accesible y uno que no lo es.
- Texto en lugar de imágenes escaneadas. Un documento escaneado como imagen es completamente ilegible para la mayoría de las tecnologías de apoyo (como por ejemplo un lector de pantalla), y requiere que se procese correctamente el OCR y se etiquete el documento (por ejemplo, si le pides a NotebookLM que te cree una presentación, tanto el PDF como el PPT son solamente imágenes). En PDF accesible tiene texto, que se puede seleccionar y se puede realizar búsquedas sobre él.
- Estructura semántica clara. Encabezados, listas, párrafos o secciones etiquetadas permiten que los usuarios puedan navegar por el documento de una manera similar a como lo harían en una página web, por ejemplo, saltar entre los títulos sin tener que recorrer todo el contenido.
- Orden de lectura coherente. Diseños con columnas, cajas de texto flotantes, pies de foto y otros elementos visuales pueden tener un aspecto bueno (y bonito), pero pueden resultar un caos para usuarios de lector de pantalla, sobre todo si el orden de lectura no refleja la lógica del contenido.
- Imágenes y gráficos descritos cuando aportan información (el famoso atributo Alt…). Estos gráficos, diagramas y capturas de pantalla, que comunican datos relevantes, necesitan descripciones adecuadas. Las imágenes, iconos, formas, etc., que tienen una función solamente decorativa, no deberían interrumpir la lectura.
- Tablas estructuradas de manera correcta. Tablas con los encabezados bien definidos, relaciones claras entre las filas y las columnas o ausencia de fusiones entre celdas, ayudan a que los usuarios puedan comprender la tabla sin necesidad de verla.
- Formularios etiquetados. Campos con nombre e instrucciones claras, mensajes de error comprensibles y un orden de tabulación correcto ayudan a que cualquier persona pueda completar el formulario usando solamente el teclado o el lector de pantalla.
- Metadatos básicos. Título del documento, idioma declarado y otra información contextual que contribuya a una mejor experiencia para los usuarios.
Vale, os he dicho que era una lista básica, pero es que es así, esto es lo mínimo para considerar un documento PDF accesible. Muchos de estos elementos son decisiones de diseño del contenido, que se tiene que hacer con el usuario final en mente y que, como habéis podido ver, no son cosas que se puedan remediar de manera automática.
Integrar la accesibilidad documental en la estrategia (pero no en el último paso)
Con lo que llevamos hasta ahora de artículo, creo que sería correcto decir que podemos asumir que los documentos son parte de la experiencia digital y qué aspectos básicos tenemos que tener en cuenta para que ese documento PDF sea accesible. Esto, en mi opinión, hace que pasemos de la pregunta “¿Quién arregla el PDF?” a preguntarnos “¿Cómo integramos la accesibilidad documental en nuestra manera de trabajar?”.
Si queremos que nuestra estrategia relativa a la accesibilidad documental sea sólida, es necesario tener en mente como elemento principal que todos estos criterios de los que estoy hablando en este artículo se deben incorporar en el flujo de trabajo desde el inicio de la cadena de trabajo, no al final.
Desde un punto de vista estratégico, quiero comentar algunas de las decisiones que marcan la diferencia.
- Cuestionar cuándo usar PDF y cuándo no. Todo el mundo usa PDF (¿quién no tiene una carpeta interminable de documentos para leer cuando tenga tiempo, pero ese tiempo nunca llega?), contenidos que se consultan y se modifican con frecuencia, y que necesitan adaptarse a distintos dispositivos. Suelen funcionar mejor en HTML, donde la accesibilidad y las actualizaciones son más manejables.
- Diseñar documentos accesibles desde la fuente. Herramientas como Word, Google Docs o InDesign permiten crear la estructura, los estilos o los marcadores que luego se van a trasladar al documento PDF. Una buena formación de las personas que redactan y crean los documentos va a reducir mucho la necesidad de remediación.
- Definir criterios mínimos antes de publicar. Igual que podemos tener una guía de estilo o estándares de calidad, es importante establecer un mínimo de accesibilidad documental para evitar ciertos errores que simplemente no deberían ser aceptables cuando se publica un contenido.
- Combinar validación automática y revisión manual. Utilizar herramientas automáticas para detectar problemas objetivos y complementarlo con pruebas (por ejemplo, con el lector de pantalla o navegar el documento con el teclado) ayuda a que nos acerquemos a la experiencia de las personas.
- Identificar y priorizar los documentos críticos. No todos los documentos tienen el mismo impacto. Contratos, políticas, instrucciones o comunicados tienen una importancia distinta si los comparamos con otros documentos. Debemos tratar los documentos más importantes como activos estratégicos, con responsables claros, ciclos de revisión, etc.
Cuando integramos la accesibilidad de nuestros documentos en la estrategia (formación, procesos, decisiones de formato, etc.), deja de ser un problema puntual y se convierte en una práctica habitual, y esto siempre beneficia a las personas.
Más allá del PDF, coherencia con la promesa de la accesibilidad
Para terminar, siempre que hablo de accesibilidad, hablo de coherencia, de que el discurso de querer ser inclusivos, o el de que nos importa la experiencia de usuario, vayan alineados con lo que realmente ocurre cuando alguien abre alguno de nuestros documentos.
Una web que es accesible (y transmite accesibilidad) con un documento que no lo es, hace que el usuario reciba un mensaje contradictorio, y da lo mismo cuál sea la causa del problema: el usuario lo va a percibir como una experiencia negativa.
Cuando pensamos en estrategia digital, no podemos pensar en documentos que no sean accesibles, ya que la accesibilidad no se mide solamente en la Home de tu web ni se basa solamente en lo que diga un validador automático. Lo que realmente hay que medir es si cualquier persona puede llegar a consumir un documento sin encontrarse barreras evitables.
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Consultor senior en accesibilidad digital con más de una década de experiencia ayudando a empresas a transformar sus productos, documentos y equipos para que sean realmente inclusivos, no solo formalmente conformes.